Оприходование автомобиля. Автомобиль в компании: принимаем к учету
При подготовке этой главы использовалась информация из книги М. Н. Агафоновой «Автомобиль на вашем предприятии» издательства Бератор-Пресс, 2003 г. Кому интересны дополнительные нюансы бухгалтерских проводок, весьма рекомендую. Там же можно найти образцы различных ведомостей, актов, договоров и прочих необходимых документов.
Отдельное спасибо за консультации по организации автохозяйства Бородавкину Александру Владимировичу.
Глава достаточно нудная. Основное содержание посвящено оформлению и содержанию автомобиля на балансе организации либо аренде. Когда я во всем этом разобрался, то пришел в уныние, так как создается ощущение, что заниматься этим не следует. Но, слегка успокоившись, сделал следующие выводы: Из-за одного автомобиля открывать собственное автохозяйство недостаточно выгодно и неэффективно. Основные проблемы возникают на этапе создания и становления системы использования автотранспорта организации. Бухгалтер должен обладать либо достаточной квалификацией для работы с автохозяйством, либо быть готовым к появлению автотранспорта на балансе организации и особо не сопротивляться нововведению. Если планируется небольшое количество автомобилей (1-3), то на начальном этапе лучше на короткий срок (около двух месяцев) привлечь сильного специалиста для организации автохозяйства, заплатить ему достойно и после привлекать для консультаций, обходясь своими силами. Использование предприятием автомобилей, особенно легковых, для собственных нужд намного проще, чем для обслуживания
сторонних организаций и физических лиц.
Если автомобилей уже хотя бы два, а не один, больше смысла открывать автохозяйство и списывать на затраты его содержание, экономя на налогах и перекладывая ответственность с вас, как физического лица, на юридическое лицо. Кроме этого, организация имеет возможность купить автомобиль не только за наличные и в кредит, ной в лизинг. Лизинг необходимо тщательно просчитать, но схема привлекательная.
В целом содержимое главы показывает трудоемкость организации автохозяйства, необходимость документального оформления, контроля и списания ГСМ (горюче-смазочных материалов), запасных частей и расходных материалов, а также дополнительную нагрузку на бухгалтеров. Вы, как руководитель, должны быть готовы к этим трудностям, некоторым неудобствам и затратам.
Переходим к нормативно-правовой базе и комментариям к ней.
Существуют различные способы получения организацией автотранспортных средств, а именно: покупка, аренда, безвозмездное пользование, возмещение своим сотрудникам затрат по использованию их собственного автотранспорта в служебных целях. Все эти операции отражает бухгалтерия в своей работе. Учет указанных операций ведется по одним и тем же правилам, как на крупных, так и на небольших предприятиях.
Согласно ПБУ (Положение по бухгалтерскому учету) 6/01, транспортные средства относятся к основным средствам. Для того чтобы принять приобретенное вашим предприятием автотранспортное средство к бухгалтерскому учету в качестве основного средства, необходимо выполнение следующих условий, определенных в ПБУ 6/01: автомобиль используется в производственном процессе или для управленческих нужд; срок его полезного использования составляет свыше 12 месяцев; автомобиль приобретен не с целью перепродажи; использование автомобиля необходимо для осуществления нормального производственного пли управленческого процесса, в результате которого предприятие получает экономические выгоды (доход).
Соблюдение этих требований позволит корректно относить на затраты все, что относится к содержанию и эксплуатации автомобиля на вашей организации.
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации» (в ред. от 21 февраля 2002 г.), собственники должны зарегистрировать свои автотранспортные средства в течение срока действия регистрационного знака «Транзит» или в течение пяти дней с момента приобретения, таможенного оформления, снятия с учета транспортных средств, замены номерных агрегатов или возникновения иных обстоятельств, потребовавших изменения регистрационных данных. Регистрируют автотранспортные средства подразделения Государственной инспекции по безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел РФ. Регистрация автомобилей и изменение их регистрационных данных производятся на основании паспортов соответствующих транспортных средств, справок-счетов,
выдаваемых предприятиями-изготовителями, торговыми предприятиями, гражданами-предпринимателями, имеющими лицензии на право торговли транспортными средствами, или иных документов, удостоверяющих право собственности владельца транспортных средств и подтверждающих возможность допуска их к эксплуатации на территории Российской Федерации. Если ваша организация приобретает автомобиль у другой организации, на балансе которой он числился в составе основных средств, то для регистрации автомобиля необходимо представить договор купли-продажи с актом приемки-передачи. Организация уплачивает регистрационный сбор за постановку автотранспортного средства на учет. В подразделении ГИБДД выдаются свидетельство о регистрации транспортного средства, государственные номерные знаки и делается отметка в техническом паспорте автотранспортного средства о постановке на учет.
После государственной регистрации автомобиля организация вводит его в эксплуатацию. Ввод в эксплуатацию и принятие автомобиля к бухгалтерскому учету в качестве основного средства производятся на основании приказа руководителя предприятия.
При наличии у организации транспорта она платит транспортный налог. Налоговый период - календарный год, отчетные периоды - первый квартал, второй квартал, третий квартал. Порядок и сроки уплаты этого налога устанавливаются законами субъектов Российской Федерации. Вст. 361 НК РФ дана таблица налоговых ставок для всех объектов налогообложения транспортным налогом. Она является базовой. Налоговые ставки, указанные в ней, могут быть увеличены или уменьшены местными законами по каждому конкретному региону, но не более чем в пять раз. Величина налоговых ставок зависит от мощности двигателя.
В соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 7-ФЗ «Об охране окружающей природной среды», со всех организаций, эксплуатирующих автомобильный транспорт (как собственный, так и арендованный), взимается плата за выброс в атмосферу загрязняющих веществ от передвижных источников. Согласно ст. 6 этого Закона, нормативы в области охраны окружающей среды должны устанавливаться органами государственной власти субъектов Российской Федерации. В настоящее время порядок определения платы и ее предельных размеров регламентируется постановлением Правительства РФ от 28 августа 1992 г. № 632. Указанное постановление было принято в соответствии с Законом РСФСР от 19 декабря 1991 г. № 2060-1. Согласно этому постановлению базовые нормативы платы устанавливаются по каждому ингредиенту загрязняющего вещества, виду вредного воздействия с учетом степени опасности их для окружающей природной среды и здоровья населения. Для отдельных регионов устанавливаются коэффициенты к базовым нормативам платы, учитывающие экологические факторы. Размер годовой платы за загрязнение окружающей среды автотранспортными средствами определяется одним из следующих способов: по количеству израсходованного топлива с учетом установленной удельной платы для всех его видов; по количеству и типу эксплуатируемых транспортных средств с учетом установленной годовой платы за одно транспортное средство.
Как правило, организация регистрирует в органах ГИБДД приобретенное автотранспортное средство по месту своего нахождения. Это
означает, что предприятие уже зарегистрировано в налоговой инспекции в качестве налогоплательщика. Требуется ли ему при этом вставать на повторный учет, как владельцу транспортного средства? Налоговые органы дают на этот вопрос однозначный ответ - требуется. Поэтому,
во избежание конфликтных ситуаций, нужно оформить все необходимые документы в предусмотренные законом сроки.
Чтобы относить на затраты все, что связано с автомобилем, он принимается к учету в бухгалтерском балансе по первоначальной стоимости. Формирование первоначальной стоимости зависит от способа приобретения этого средства. К таким способам относятся: покупка; вклад в уставный капитал; безвозмездное получение; обмен.
Нам наиболее актуальна покупка. Купили - поставили на балансовый учет, эксплуатируете, платите налоги. При этом стоимость автотранспортного средства подлежит списанию с бухгалтерского учета в случаях: продажи; безвозмездной передачи; морального и физического износа; ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях; передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций.
Это значит, что, купив автомобиль, вы начинаете его амортизировать и платить транспортный налог и экологический сбор. По прошествии какого-либо времени вы от него избавитесь. При продаже можно назначить любую цену. С разницы между остаточной (балансовой) стоимостью и стоимостью продажи вы заплатите налог на прибыль (расчет не самый простой, но смысл именно такой). Остаточная стоимость - это разница между начальной стоимостью и величиной амортизации.
Для эксплуатации автомобиля потребуются горючесмазочные материалы и специальные жидкости. К ним относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). Бухгалтерия предприятия ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам.
При приобретении ГСМ за наличный расчет необходимо соблюдать следующие правила. Руководитель предприятия издает приказ, в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия под отчет на приобретение ГСМ. В этом приказе должны быть установлены сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов. К авансовому отчету прилагаются чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). Кассовый чек должен содержать следующие данные:
О наименование организации-продавца (АЗС);
О ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;
О номер кассового аппарата;
О номер и дату выдачи чека;
О стоимость ГСМ с учетом НДС;
О марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека ККМ. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС выдает товарный чек.
Расходы на топливо обычно большие, при этом НДС с него зачесть удастся не всегда. Связанно это с тем, что НДС из стоимости ГСМ расчетным путем не выделяется. Для АЗС продажа ГСМ с выдачей чека ККМ является розничной торговлей, а главой 21 НК РФ не предусмотрено принятие к налоговому вычету суммы НДС, выделенной расчетным путем из чеков ККМ. Для зачета НДС необходимо работать с топливными компаниями по безналичному расчету с применением талонов на топливо или топливных карт.
Бухгалтерские и налоговые нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ в перевозочном процессе. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства. Поэтому каждая организация вправе самостоятельно определить нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят всех водителей автотранспорта. Нормы должны быть реальными. В противном случае будут злоупотребления со стороны водителей и «пережег» топлива и, следовательно, неоправданные дополнительные расходы. Разрабатывает эти нормы ответственный за автохозяйство. Для личной машины вы вправе установить подходящие для вас нормы расхода топлива.
Учтите, что согласно положениям главы 25 НК РФ (налог на прибыль) для целей налогообложения принимаются только документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы. Расход ГСМ можно признать экономически обоснованным, если он производится по утвержденным руководителем нормам.
При разработке норм организации руководствуются Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03), утвержденными Министерством транспорта РФ 29 апреля 2003 г. Эти нормы действуют до 1 января 2008 г., далее введут новые. В документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел. Нормативные материалы предназначены для всех организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории Российской Федерации. Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды в состав норм не включается и устанавливается отдельно.
Списание горюче-смазочных материалов на себестоимость перевозок производится на основании путевых листов. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ. Эти данные записывает в путевой лист механик или иное уполномоченное лицо. В путевом листе также должен быть указан точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. «Точный» - означает указание маршрута. Например, Санкт-Петербург - Тверь - Москва, Санкт-Петербург и Ленинградская
область. Указывать Российская Федерация или Республика Карелия нежелательно.
При эксплуатации потребуются запасные части. Они могут быть изготовлены на самом предприятии, поступить от поставщиков или подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет. Все приобретенные запчасти приходуются на складе. Материальноответственное лицо в день поступления ценностей на склад составляет в одном экземпляре приходный ордер по форме № М-4. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей. Поступающим на склад запчастям присваивается номенклатурный номер. На каждый номенклатурный номер открывается карточка учета материалов по форме № М-17. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Представитель ремонтного цеха (либо водитель, механик гаража или другое назначенное лицо, если на предприятии нет ремонтной службы) получает запчасти со склада по требованию-накладной формы № М-11. Накладную в двух экземплярах составляет материальноответственное лицо склада, сдающего материальные ценности. Ее подписывают сдатчик и получатель запасных частей. Новые запасные части выдают из кладовой только в обмен на изношенные. Изношенные запасные части, подлежащие ремонту, передают в ремонтный цех (участок), а после ремонта возвращают на склад. Негодные к дальнейшему использованию запчасти актируют и приходуют в кладовой по массе лома, как прочие материалы.
В установленные организацией сроки материально-ответственное лицо склада сдает в бухгалтерию материальный отчет в форме реестра приходных и расходных документов с приложенными первичными документами.
Правила документального оформления движения материалов являются одинаковыми для всех предприятий, как крупных, так и совсем небольших, с численностью работающих до 10 человек. Даже в небольшой организации должен быть завхоз (либо сотрудник, выполняющий функции завхоза), который ведет документальный учет материальных ценностей, приобретаемых организацией и расходуемых в процессе хозяйственной деятельности. К таким материальным ценностям относятся не только запчасти, топливо, но и канцелярские принадлежности, производственный и хозяйственный инвентарь со сроком службы менее 12 месяцев и пр. На небольшом предприятии можно не составлять требование-накладную по форме № М-11, а оформлять отпуск материалов непосредственно в карточке учета материалов формы № М-17, в которой расписывается получатель материалов. (Облегчение минимальное. Как в поговорке: «хрен редьки не слаще».)
Автомобильные шины (покрышки, камеры и ободные ленты), находящиеся на складе и в оборотном фонде (в обороте службы технической эксплуатации, шинном цехе, в запасе на автомобилях технической помощи), нормируются и учитываются как оборотные средства. Шины, поступающие на предприятие с автомобилем (на колесах и в запасе при транспортном средстве), включаются в его первоначальную стоимость и учитываются в составе основных средств.
На каждую покрышку ведется учетная карточка, в которой отражаются все перемещения, полученные дефекты, ремонт, количество пройденных километров. Карточки учета работы автопокрышек ведет техник по учету автошин или иное лицо, назначенное приказом руководителя предприятия. Карточка является основанием для списания автошин по непригодности, предъявления рекламаций изготовителям и шиноремонтным заводам в случае невыполнения гарантийного пробега по их вине. Замена изношенных шин на новые производится после выполнения нормативного эксплуатационного пробега. При недопробеге автопокрышек выясняются его причины (вина
водителя, завода-изготовителя и пр.), которые отражаются в акте на списание. Автомобильные шины со склада выдаются только в обмен на сданные шины, подлежащие восстановлению или списанию в утиль. При сдаче составляют акт о полной непригодности шин, в котором указывают: размер каждой покрышки или камеры, ее серийный номер, модель, характер повреждения и пробег. Шины, нуждающиеся в ремонте, передают по требованию-накладной (форма № М-11) в вулканизационную мастерскую предприятия или сторонней организации по акту передачи.
Любая машина нуждается в ремонте. В зависимости от сложности и продолжительности работ различают капитальный, средний и текущий ремонт. При капитальном ремонте транспортных средств производится полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, восстановление или замена всех изношенных деталей и узлов на новые, сборка, регулирование, испытание. В результате модернизации происходит улучшение нормативных показателей функционирования транспортного средства (срок полезного использования, мощность и другие технические характеристики). Например, расходы по замене двигателя автомобиля на более мощный носят капитальный характер и увеличивают первоначальную стоимость автомобиля. После проведения капитального ремонта автомобиль получает новый норматив пробега до следующего капитального ремонта - это не менее 80% ресурса новой машины. При среднем и текущем ремонте производится частичная разборка и замена деталей и агрегатов автомобиля.
Проведение всех видов ремонтов требует соблюдения определенных правил документального оформления. До начала отчетного года на предприятии составляется план технического обслуживания и ремонта подвижного состава. Специальная комиссия, созданная на предприятии, составляет на каждый ремонтируемый автомобиль акт технического осмотра и дефектную ведомость. В этих документах указывают: работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, намечаемые к замене детали, нормы времени на работы и изготовление заменяемых деталей. Формы актов и дефектной ведомости предприятие разрабатывает самостоятельно. На основании дефектной ведомости составляется смета на проведение ремонта. Смету может составить соответствующая техническая служба предприятия или сторонняя специализированная организация. Дефектную ведомость и смету утверждает руководитель предприятия. Если ремонт выполняется хозяйственным способом, то инженерно-техническая служба предприятия (например, отдел главного механика, отдел капитальных ремонтов и т. п.) выписывает наряды-заказы по данным дефектной ведомости. Первый экземпляр наряда- заказа передается ремонтному цеху, второй - в бухгалтерию, третий остается в инженерно-технической службе для контроля сроков выполнения ремонтных работ. Бухгалтерия ведет аналитический учет по наряду-заказу. По дефектной ведомости и наряду-заказу выписываются документы на получение со склада необходимых для ремонта запасных частей и материалов, а также рабочие наряды на изготовление и реставрацию отдельных узлов и деталей. Передача автомобиля в ремонт, как в ремонтный цех предприятия, так и сторонней организации, производится на основании акта. Акт подписывают сдающая и принимающая стороны. Если ремонт производит сторонняя организация, то акт составляют в 2 экземплярах (по одному для каждой стороны). По окончании капитального ремонта составляется акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных
объектов по форме № ОС-3. При производстве ремонтных работ сторонней организацией - акт по форме № ОС-3 также составляется в 2 экземплярах. Получив акт формы № ОС-3, бухгалтер делает запись в инвентарной карточке автотранспортного средства (форма № ОС-6) о произведенных работах.
Автомобиль, находящийся на балансе организации, страхуется. ОСАГО неизбежно, а КАСКО - по желанию. Все как у частных лиц. На организацию полис обязательного автострахования выписывается обезличенно, т. е. без ограничений по водителям.
Ежедневно, перед выпуском автомобилей на линию, их осматривает механик и делает отметку в путевом листе о технической исправности автомобиля. На предприятиях, имеющих большой парк автомобилей, механик является штатным сотрудником предприятия. Он проходит специальное обучение и получает удостоверение на право допуска технически исправных автомобилей к работе. Организации, не имеющие штатного специалиста, должны заключить договор с авторемонтной организацией или предприятием автохозяйства, в штатах которых имеются обученные механики. Расходы, связанные с ежедневным выпуском автомобилей на линию, списываются на счета учета затрат.
Работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят предварительные (при поступлении на работу) и периодические (лица в возрасте до 21 года - ежегодные) медицинские осмотры для определения пригодности их к поручаемой работе и предупреждения профессиональных заболеваний (ст. 213 ТК РФ). В соответствии со ст. 185 ТК РФ за время нахождения на медицинском обследовании за работниками, обязанными проходить такое обследование, сохраняется средний заработок по месту работы. Медицинское обследование производится в рабочее время. В настоящее время медицинские осмотры стали платными. Стоимость обязательных медицинских осмотров относится на себестоимость продукции (работ, услуг) по статье «Затраты на обеспечение нормальных условий труда и техники безопасности».
Кроме периодических медицинских осмотров, водители перед выходом в рейс обязаны пройти ежедневный медицинский контроль. Этот контроль осуществляет медицинское учреждение, с которым организация заключает договор, либо медицинский работник, состоящий в штате организации. Договор на ежедневный медицинский контроль заключается с медицинским учреждением, имеющим соответствующую лицензию. Медицинский работник, работающий на предприятии по трудовому контракту (на постоянной основе пли на условиях совместительства), должен иметь документ о медицинском образовании и соответствующую лицензию.
В путевом листе в разделе о состоянии здоровья водителя ежедневно делается запись или проставляется штамп «Медицинский контроль (осмотр) прошел». Указанная запись заверяется подписью медицинского работника.
Если вы собираетесь использовать автомобиль для оказания услуг другим организациям и физическим лицам, вам понадобится лицензия. Постановлением Правительства РФ от 10 июня 2002 г. № 402 утверждено Положение о лицензировании перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом. Это Положение определяет порядок лицензирования перевозок: пассажиров на коммерческой основе легковым автомобильным транспортом; пассажиров автомобильным транспортом, оборудованным для перевозок более восьми человек (за исключением случая, если указанная деятельность осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя); грузов автомобильным транспортом грузоподъемностью свыше 3,5 тонны (за исключением случая, если указанная деятельность осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя).
На каждый из перечисленных видов деятельности надо оформлять отдельную лицензию. Лицензирующим органом является Министерство транспорта РФ. Лицензия предоставляется на пять лет. Одновременно с лицензией на каждое автотранспортное средство выдается лицензионная карточка. При осуществлении лицензионной деятельности эта карточка должна находиться у водителя автотранспортного средства.
Для получения лицензии организация должна представить в лицензирующий орган следующие документы: заявление с просьбой о предоставлении лицензии; копии учредительных документов; копию свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет; копии документов, которые подтверждают соответствие квалификации работников организации установленным требованиям, предъявляемым при осуществлении перевозок соответствующим автомобильным транспортом; копии документов, подтверждающих прохождение соответствующей аттестации должностными лицами организации, ответственными за обеспечение безопасности дорожного движения;
сведения о транспортных средствах; документ, подтверждающий уплату лицензионного сбора.
Решение о выдаче лицензии принимается в течение 30 дней со дня получения лицензирующим органом заявления и всех необходимых документов.
Если в период действия лицензии у организации происходят изменения в составе и количестве автотранспортных средств, то она обязана сообщить о каждом изменении лицензирующему органу в течение 15 дней в письменной форме.
Может возникнуть ситуация, когда вы решите использовать собственный автомобиль или автомобиль сотрудника для служебных целей. Это возможно. Согласно ст. 188 ТК РФ работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться работникам, если производственная (служебная) деятельность работников связана с постоянными разъездами и работники используют для служебных поездок личные легковые автомобили. В этом случае работник должен представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Если работник водит автомобиль по доверенности, то он должен сдать в бухгалтерию копии технического паспорта и доверенности собственника автомобиля. Размер компенсации зависит от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. Компенсация должна обеспечить возмещение расходов работника, связанных с эксплуатацией автомобиля в служебных целях. Считается компенсация по специальной формуле - рассматривать ее не будем, потянет на треть главы.
Начисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации. Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. Компенсация не начисляется только за дни нахождения работника в отпуске, командировке, а также за дни невыхода его на работу из-за временной нетрудоспособности пли по другим причинам.
Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы
автотранспорта: журнал учета путевых листов (форма № 8); путевой лист легкового автомобиля (форма № 3); путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.)); путевой лист легкового такси (форма № 4); путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п); путевой лист автобуса (форма № 6); путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец.)); товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).
Путевой лист является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям. Этот документ выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом (уполномоченное лицо назначается приказом руководителя организации). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист под расписку, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую. Путевой лист на следующий день (смену) выдается водителю при условии, что он сдал путевой лист предыдущего дня работы.
При использовании собственного легкового автомобильного транспорта организации имеют право самостоятельно разработать, утвердить и применять свою форму путевого листа. Разрешается применение совместно путевого листа и маршрутного листа, действительного на календарный месяц. На это есть разъяснения Министерства финансов Российской Федерации.
Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации путевых листов, выданных водителю и сданных после обработки в бухгалтерию.
Вроде бы все. Что из вышеперечисленного следует? В организации обязательно должен быть кто-то ответственный за автохозяйство. Вам придется подписать большое количество документов при налаживании процесса и непрерывно подписывать в текущей работе. Если получится - попытайтесь вникать, что подписываете, не получится - подписывайте, доверяя ответственному лицу.
Открытие непосредственно автохозяйства производится одновременно с постановкой на учет первого автомобиля. При открытии автохозяйства документы подаются в МРЭО. Список документов уточните там, в основном это копии учредительных документов. Транспорт может стоять на площадке, оборудованной средствами пожаротушения, подходящей под требования СЭС, должна быть возможность для осуществления квалифицированного обслуживания и ремонта автомобиля. Если у вашей организации нет соответствующих возможностей, придется заключать липовые договоры с организациями, обладающими такими возможностями и оказывающими данные услуги.
После открытия автохозяйства и постановки на учет автотранспорт организации требуется поставить на учет в военкомате. Процедура достаточно рутинная.
На этом по автомобилю на балансе организации в основном все. В реальности все не так страшно и вполне осуществимо, но организовывать надо по полной. Готовьтесь.
Как бухгалтеру оформить покупку автомобиля? В чем отличие покупки нового авто от б/у? Как определить первоначальную стоимость и какие налоги придется уплатить? - читайте в статье.
Покупка авто в организации
Как новые, так и бывшие в употреблении автомобили приобретают по договору купли-продажи. Если организация покупает транспортное средство у юридического лица, то необходимо оформить счет-фактуру и накладную. Кроме того, нужно оформить акт приема-передачи. Можно использовать форму № ОС-1 или свободную. Кто будет составлять акт (продавец или покупатель) зависит от того, новая машина или нет.
На новые автомобили продавец выписывает накладные, но акт по форме № ОС-1 не составляет, поэтому его нужно будет заполнить самостоятельно.
Если же компания приобрела б/у автомобиль у другой организации, то акт должен составить продавец, включив туда не только данные бухучета, но и сведения, необходимые для расчета амортизации в налоговом учете: амортизационную группу, срок полезного использования и фактический срок эксплуатации.
Вместо отдельного акта продавец вправе выдать УПД. В этом случае нужно попросить дополнительно указать амортизационную группу, срок полезного использования, а также фактический период эксплуатации в универсальном документе. Без них придется устанавливать срок полезного использования, как по новым авто, а это невыгодно.
Далее нужно открыть инвентарную карточку по форме № ОС-6. Образцы бланков ОС-1 и ОС-6 можно найти в Постановлении Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 .
Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие торговлю транспортными средствами в предусмотренном законодательством РФ порядке, не регистрируют транспортные средства, предназначенные для продажи.
Оформление автомобиля
Приобретенное транспортное средство отражается в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости, включающей все фактические затраты, связанные с покупкой: сумму, уплаченную поставщику; посреднические вознаграждения; оплату информационных и консультационных услуг; прочие расходы, связанные с приобретением ТС (п. 8 ПБУ 6/01).
Затраты на приобретение ОС отражаются по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Сформированная первоначальная стоимость объекта списывается со счета 08, субсчет 08-4, в дебет счета 01 «Основные средства» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Госпошлину за регистрацию машины в ГИБДД лучше включить в первоначальную стоимость машины как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Такие разъяснения есть в письме Минфина России от 29.09.2009 № 03-05-05-04/61 . Если списать пошлину единовременно как прочие расходы, то налоговая может обвинить компанию в занижении налога на прибыль. Так как, включив пошлину в первоначальную стоимость автомобиля, компания списывала бы этот расход дольше, через амортизацию.
В случае, если автомобиль взили в кредит, то проценты по кредиту не надо включать в первоначальную стоимость. Их можно учесть в расходах отдельно, как проценты по любым другим долговым обязательствам.
Входной НДС, предъявленный продавцом, тоже не входит в первоначальную стоимость машины. Если организация примет к вычету НДС до регистрации авто в ГИБДД, то существует риск того, что налоговые органы откажут в вычете. Судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков, но во избежание спора с контролирующими органами целесообразно принимать НДС к вычету после регистрации автомобиля в ГИБДД.
Начисление амортизации
Начисление амортизации по приобретенному ТС начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учету (п. 21 ПБУ 6/01). В налоговом учете — с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода машины в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ). Расчет годовой суммы амортизационных начислений производится линейным способом на основании первоначальной стоимости объектов и нормы амортизации, определенной исходя из срока их полезного использования.
Установленный срок полезного использования для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 3,5 литра и высшего класса составляет от 7 до 10 лет включительно (коды 15 3410130 — 15 3410141, для остальных легковых автомобилей — от 3 до 5 лет включительно (код 15 3410010).
Срок полезного использования для грузовиков
Совет: Выберите минимальный срок использования, чтобы не растягивать амортизацию машины, а, наоборот, быстрее списать расходы на ее покупку
Что делать, если вы приобрели б/у авто и в учете продавца он полностью самортизирован?
Тогда срок использования можно установить самостоятельно. Его может определить технический специалист исходя из состояния автомобиля. Не стоит устанавливать короткий срок, чтобы списать стоимость автомобиля быстрее. Если компания будет эксплуатировать машину несколько лет, то при проверке налоговая признает расчет амортизации неверным, а налог заниженным.
Пример
Согласно ОКОФ срок полезного использования автомобиля составляет 5 лет. Первоначальная стоимость легкового автомобиля — 500 650 руб. Годовая норма амортизации равна 20% (100% / 5 лет). Годовая сумма амортизации составляет 100 130 руб. (500 650 руб. x 20%), соответственно месячная — 8344,16 руб. (100 130 руб. / 12 мес.).
В бухгалтерском учете производятся следующие записи:
- Дебет 01, Кредит 08 — 500 650 руб. - автомобиль принят к эксплуатации;
- Дебет 20, 26, 44, Кредит 02 — 8344,16 руб. - начислена месячная сумма амортизации.
Если организация приобрела автомобиль, бывший в эксплуатации, то в налоговом учете согласно п. 12 ст. 259 НК РФ срок полезного использования определятся как разность нормативного срока эксплуатации объекта и срока его фактической эксплуатации. В бухгалтерском учете также можно использовать данный метод для определения срока полезного использования автомобиля. Иными словами, организация может учесть срок полезного использования имущества, в течение которого оно принадлежало предыдущему владельцу.
При расчете налога на прибыль перенос расходов на приобретение автомобиля возможен через амортизацию с применением линейного или нелинейного метода (ст. 259 НК РФ). Делая выбор, бухгалтер должен определить, что важнее: уменьшить налоговую базу по прибыли или упростить себе работу.
Как оформить ОСАГО бухгалтеру
Договор обязательного страхования обычно заключается на один год и в дальнейшем продлевается. Поскольку расходы по страхованию относятся к нескольким периодам, то они отражаются в бухгалтерском учете на счете 97 «Расходы будущих периодов» и их равномерно списывают в течение срока действия договора.
Для целей налогообложения расходы на ОСАГО владельцев транспортных средств включаются в состав прочих расходов в пределах утвержденных тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ).
Для организаций, которые применяют метод начисления, порядок списания расходов указан в п. 6 ст. 272 НК РФ. Если договор заключен на срок, равный отчетному периоду или меньше его, затраты признаются в том отчетном периоде, в котором были оплачены страховые взносы. Когда по условиям договора страхования предусмотрена оплата страхового взноса разовым платежом за срок более одного отчетного периода, то он признается в расходах равномерно в течение срока действия договора.
При использовании кассового метода страховые взносы можно исключить из налогооблагаемой прибыли в тот день, когда они перечислены страховщику (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Транспортный налог на авто в компании
По транспортному налогу в течение года нужно перечислять авансовые платежи, если они установлены в региональном законе.
Если компания приобрела и поставила на учет в ГИБДД автомобиль в III квартале, то может потребоваться перечислить аванс. Его рассчитывают исходя из мощности двигателя по данным паспорта транспортного средства. Кроме того, нужно учесть коэффициент, равный числу полных месяцев, в течение которых автотранспорт зарегистрирован на компанию, деленному на количество месяцев в отчетном периоде (п. 3 ст. 362 НК РФ). При этом месяц регистрации автотранспорта считается полным месяцем.
По итогам года налог надо заплатить в инспекцию за вычетом авансовых платежей. При расчете налога на прибыль авансовые платежи и сумму транспортного налога учитывайте в составе прочих расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Авансовые платежи рассчитывают без учета повышающих коэффициентов для дорогостоящих автомобилей (письмо Минфина России от 11.04.2014 № 03-05-04-01/16508). Эти коэффициенты применяют только по итогам года. Отчетность по транспортному налогу сдают не позднее 1 февраля (п. 3 ст. 363.1 НК РФ). Расчеты налога за квартал составлять не нужно.
Если транспорт зарегистрирован на обособленное подразделение, налог необходимо перечислять по местонахождению этого подразделения (п. 5 ст. 83 НК РФ).
4 182 просмотра
1. Причины выбытия автотранспорта
В любом случае в первичных документах, которыми оформлено выбытие объекта, должны содержаться данные о количестве и стоимости выбывающих активов, а также о причинах выбытия с их обоснованием (особенно в случае выбытия за непригодностью).
Порядок оформления первичных документов по учету основных средств установлен постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документацией по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
Для учета всех видов основных средств, в том числе и автотранспортных средств, находящихся в организации, применяется Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-1). При выбытии основного средства в карточку вносятся сведения:
О документе на выбытие (номер и дата накладной или акта приемки-передачи основного средства);
- о причинах выбытия;
- о сумме выручки от реализации;
- о начисленной амортизации на момент выбытия.
Продажа, безвозмездная передача, передача организацией автотранспортных средств по договору мены, внесение в уставный капитал и в общее имущество по договору простого товарищества оформляется актом (накладной) приемки - передачи основных средств (форма № ОС-1).
На основании акта бухгалтерская служба организации делает запись в инвентарной карточке переданного объекта и прилагает эту карточку к акту (накладной) приемки-передачи основных средств. В инвентарной книге делается запись об изъятии карточки на выбывшее транспортное средство.
На основании акта (накладной) приемки-передачи с приложением соответствующего договора и письменного сообщения принимающей организации о принятии к бухгалтерскому учету этого транспортного средства производится списание стоимости этих объектов.
При выбытии автотранспортных средств у организации возникают доходы и расходы. Доходы - это сумма выручки от продажи автомобиля или автобуса. А расходы - это остаточная стоимость объекта, НДС, а также затраты, связанные с выбытием транспортного средства. Предварительно эти затраты (заработная плата, ЕСН и взносы во внебюджетные фонды, стоимость использованных материалов и др.) собираются на счете 23 «Вспомогательное производство».
Остаточная стоимость транспортного средства определяется на счете 01 субсчет «Выбытие основных средств». По дебету этого счета списывается первоначальная стоимость объекта с учетом проведенных переоценок, а по кредиту отражается сумма начисленной амортизации на момент реализации (также с учетом переоценок).
Доходы и расходы от выбытия транспортных средств относятся на финансовые результаты организации и включаются в состав прочих операционных доходов и расходов (п. 31 ПБУ 6/01). По кредиту счета 91 субсчет «Прочие доходы» отражается выручка от реализации объекта, а по дебету счета 91 субсчет «Прочие расходы» - списываются расходы от его выбытия.
В бухгалтерском учете доходы и расходы от списания основных средств надо отражать в том отчетном периоде, к которому они относятся.
Сумма дооценки или уценки транспортных средств, которая возникает при переоценке этих объектов, учитывается на счете 83 «Добавочный капитал». При выбытии автомобиля или автобуса сумма дооценки (уценки) по объектам основных средств переносится на нераспределенную прибыль, не затрагивая счета учета финансовых результатов (п. 15 ПБУ 6/01): ДЕБЕТ 83 КРЕДИТ 84.
2. Продажа авто: бухучет
Продажа автотранспортных средств оформляется, как правило, договором купли-продажи.
Согласно пункту 1 статьи 454 Гражданского кодекса РФ по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).
При продаже транспортного средства продавцом является организация – собственник объекта основных средств, а покупателем – лицо, приобретающее этот объект.
Как известно, что перед тем как продать транспортное средство, собственник или владелец транспортного средства должен снять его с учета в ГАИ. Об этом говориться в абзаце 2 пункта 3 постановления Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 938 «О государственной регистрации автотранспортных средств» и в пункте 3.1 приказа МВД России от 27 января 2003 г. № 59 «О порядке регистрации транспортных средств».
Однако Решением Верховного суда РФ от 2 декабря 2003 г. № КАС-03-563 указанные положения этих документов признаны недействительными.
Как расценила кассационная коллегия Верховного суда РФ, эти нормы, по сути, запрещают переход права собственности на транспортное средство, когда оно не снято с учета. А, следовательно, препятствуют свободному обороту этого имущества, чем нарушают статью 129 Гражданского кодекса РФ. Ведь переход права собственности по гражданскому законодательству не нуждается в регистрации. Поэтому автовладельцы могут продавать свой транспорт и без снятия его с учета в ГАИ.
К бухгалтерскому учету выручка от продажи основного средства принимается в сумме, указанной в договоре (п. 30 ПБУ 6/01).
Пример
ООО «Гренада» решило продать микроавтобус, восстановительная стоимость которого составляет 600 000 руб. На момент реализации сумма начисленной амортизации составляет 330 000 руб. Сумма дооценки микроавтобуса, которая образовалась в результате переоценки по состоянию на 1 января 2006 года, составляет 60 000 руб.
В соответствии с договором продажная стоимость микроавтобуса составила 300 000 руб.
ООО «Гренада» освобождено от уплаты НДС по статье 145 НК РФ.
В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:
600 000 руб. - списана первоначальная стоимость микроавтобуса;
330 000 руб. - списана сумма начисленной амортизации;
270 000 руб. (600 000 руб. - 330 000 руб.) - списана остаточная стоимость микроавтобуса;
ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 91-1
300 000 руб. - отражен доход от продажи микроавтобуса;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 99
30 000 руб. (300 000 руб. - 270 000 руб.) - отражен финансовый результат от продажи основного средства;
ДЕБЕТ 83 КРЕДИТ 84
60 000 руб. - списана сумма дооценки по проданному микроавтобусу.
3. Налоговый учет
В налоговом учете порядок учета доходов и расходов от продажи транспортных средств иной. Они учитываются как доходы и расходы от реализации (ст. 249, 268 Налогового кодекса РФ).
При этом доход от реализации транспортного средства определяется как разница между его продажной ценой и остаточной стоимостью, а также затратами по его реализации.
В налоговом учете цена продажи автомобиля или автобуса, согласованная между покупателем и продавцом, является рыночной ценой, пока не доказано обратное (ст. 40 Налогового кодекса РФ). А вот остаточная стоимость транспортного средства определяется на основании пункта 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ. Она равна разнице между восстановительной или первоначальной стоимостью и суммой амортизации, начисленной за период эксплуатации. При этом необходимо учесть проведенные переоценки. Однако здесь есть одна тонкость.
Для автотранспортных средств, которые введены в эксплуатацию до 1 января 2002 года, следует использовать восстановительную стоимость, то есть первоначальную стоимость с учетом проведенных ранее переоценок. Причем последняя переоценка (по состоянию на 1 января 2002 года) не должна увеличивать предыдущую восстановительную стоимость транспортного средства более чем на 30%. Последующие же переоценки не учитываются в составе расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
К прочим расходам по реализации автомобилей и автобусов относятся расходы по обслуживанию и транспортировке реализованного имущества;
Суммы НДС и налога с продаж в состав расходов не входят.
Дата получения дохода от реализации автотранспортного средства определяется в зависимости от выбранного метода учета доходов и расходов. Если это метод начисления, то датой получения дохода считается день передачи основного средства (день перехода права собственности). Если же организация использует кассовый метод, то доходы от продажи основного средства она будет определять на день получения денежных средств от покупателя (п. 3 ст. 271, п. 2 ст. 273 Налогового кодекса РФ).
Прибыль, полученная в результате выбытия транспортного средства, включается в тот налоговый период, в котором была произведена продажа этого амортизируемого имущества.
Пример
Вернемся к условиям предыдущего примера. Для упрощения примера предположим, что сумма начисленной амортизации по микроавтобусу, и в бухгалтерском, и в налоговом учете совпадают.
Для расчета налоговой базы по налогу на прибыль проверим, не превышает ли сумма переоценки 30% от первоначальной стоимости микроавтобуса: 60 000 руб. : (600 000 руб. - 60 000 руб.) * 100 = 11%. Доходы от реализации составят 30 000 руб., а расходы будут равны нулю.
В бухгалтерском учете ООО «Гренада» следует сделать проводку:
7 200 руб. (30 000 руб. * 24%) - начислен налог на прибыль.
В том случае, если выручка от реализации окажется меньше остаточной стоимости транспортного средства и расходов по его реализации, то полученная разница - убыток - будет учитываться в целях налогообложения. Но в особом порядке.
Полученный убыток отражается в качестве расходов будущих периодов (п. 3 ст. 268 Налогового кодекса РФ). Впоследствии он включается в состав прочих расходов равными долями в течение определенного периода. Этот период рассчитывается как разница между сроком полезного использования и фактическим сроком эксплуатации до момента реализации, включая месяц реализации (ст. 323 Налогового кодекса РФ).
В результате продажи 26 июля 2006 года прицепа ООО «Строймонтажтрест» был получен убыток в размере 3 000 руб. Срок полезного использования прицепа был установлен в размере 37 месяцев. Срок фактической эксплуатации, включая месяц реализации, составил 31 месяц.
Сумма полученного убытка следует отнести к расходам будущих периодов, а затем ежемесячно в течение 6 месяцев (37 мес. - 31 мес.) включать в прочие расходы от реализации по 500 руб. (3 000 руб. : 6 мес.).
4. Если бухгалтерская стоимость автомобиля отличается от налоговой
Расхождения между бухгалтерской и налоговой стоимостью транспортных средств возникают по четырем причинам.
Причина первая. В бухгалтерском учете первоначальная стоимость транспортного средства больше, чем в налоговом.
На сумму разницы между бухгалтерской и налоговой стоимостью автомобиля в соответствии с ПБУ 18/03 в бухгалтерском учете формируется отложенное налоговое обязательство (ОНО), которое погашается в процессе начисления амортизации в течение всего срока использования автомобиля. В случае продажи этого объекта оставшаяся сумма ОНО списывается.
Пример
В январе 2006 года ЗАО «Валенсия» приобрело грузовой автомобиль стоимостью 424 000 руб. без учета НДС. Расходы на регистрацию автомобиля в ГАИ в размере 1 000 руб. организация включила в первоначальную стоимость автомобиля в целях бухгалтерского учета. А в целях налогообложения эти расходы были учтены в составе текущих расходов. В результате этого первоначальная стоимость грузовика составила:
В бухгалтерском учете - 425 000 руб.;
- в налоговом учете - 424 000 руб.
На сумму расходов на регистрацию в ГАИ бухгалтер сформировал отложенное налоговое обязательство:
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогам и сборам» КРЕДИТ 77
240 руб. (1 000 руб. * 24%) - отражена сумма сформированного ОНО.
ЗАО «Валенсия» установила одинаковый срок полезного использования автомобиля как в бухгалтерском, так и в налоговом учете - 85 месяцев. Сумма ежемесячной амортизации составила:
В бухгалтерском учете - 5 000 руб. (425 000 руб. : 85 мес.);
- в налоговом учете - 4 988, 24 руб. (424 000 руб. : 85 мес.).
Каждый месяц бухгалтер гасит часть отложенного налогового обязательства:
ДЕБЕТ 77 КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по налогам и сборам"
2,82 руб. ((5 000 руб. - 4 988,24) * 24%) - списана часть ОНО.
Предположим, в сентябре 2004 года организация продала грузовой автомобиль. Сумма начисленной амортизации за период с февраля по сентябрь (10 мес.) составила:
В бухгалтерском учете - 50 000 руб. (5 000 руб. * 10 мес.);
- в налоговом учете - 49 882,4 руб.(4 988,24 руб. * 10 мес.).
Часть отложенного налогового обязательства, которые было сформировано в размере 240 руб., была погашена на сумму 28,2 руб. (2,82 руб. * 10 мес.). Оставшаяся часть ОНО составила 211,8 руб. (240 руб. - 28,2 руб.). В момент продажи грузового автомобиля бухгалтер полностью погасил ОНО:
ДЕБЕТ 77 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогам и сборам»
211,2 руб. - списана оставшаяся часть ОНО.
Вторая причина заключается в том, что по автотранспортному средству были установлены различные сроки полезного использования
. Предположим, что первоначальная стоимость автомобиля в бухгалтерском и налоговом учете одинаковая.
Если этот срок полезного использования в бухгалтерском учете оказался больше, чем в налоговом, тогда сумма ежемесячной «налоговой» амортизации будет больше «бухгалтерской» амортизации. На сумму превышения бухгалтер будет ежемесячно формировать ОНО следующей проводкой:
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогам и сборам» КРЕДИТ 77.
При продаже автомобиля его налоговая остаточная стоимость окажется меньше бухгалтерской остаточной стоимости. Следовательно, прибыль в целях налогообложения будет меньше, чем в целях бухгалтерского учета.
В момент продажи транспортного средства сумма сформированного ОНО полностью погашается обратной проводкой:
ДЕБЕТ 77 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогам и сборам».
Если этот срок полезного использования в бухгалтерском учете оказался меньше, чем в налоговом, тогда сумма ежемесячной «налоговой» амортизации будет меньше «бухгалтерской» амортизации. На сумму превышения бухгалтер будет ежемесячно формировать ОНА следующей проводкой:
ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогам и сборам».
После того, как в бухгалтерском учете сумма начисленной амортизации будет равна первоначальной стоимости автомобиля, начислять амортизацию организация будет только в налоговом учете. Одновременно сформированный ОНА будет погашаться на сумму «налоговой» амортизации, умноженной на 24%.
При продаже автомобиля его налоговая остаточная стоимость окажется больше бухгалтерской остаточной стоимости. Следовательно, прибыль в целях налогообложения будет больше, чем в целях бухгалтерского учета.
В момент продажи транспортного средства сумма сформированного ОНА полностью погашается обратной проводкой:
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогам и сборам» КРЕДИТ 09.
Третья причина состоит в том, что по транспортному средству организация может применять разные способы начисления амортизации . Если сумма амортизации больше в бухгалтерском учете, то формируется ОНА. Если же больше окажется сумма амортизации, начисленная в целях налогообложения, то формируется ОНО. В случае продажи транспортного средства ОНА или ОНО полностью погашаются обратными проводками.
И, наконец, остаточная стоимость автомобиля может быть разной в бухгалтерском и налоговом учете, если в целях налогообложения организация применяет понижающий или повышающий коэффициенты . В зависимости от того, в каком учете сумма амортизации больше, бухгалтер формирует либо ОНА, либо ОНО. При продаже транспортного средства ОНА или ОНО, сформированные в процессе использования объекта, списываются обратными проводками.
На практике случаются запутанные случаи, когда данные бухгалтерского учета полностью не совпадают с данными налогового учета. Это может быть, когда первоначальная стоимость автомобиля в бухгалтерском учете больше, чем в налоговом, а сумма амортизационных отчислений, наоборот, больше в налоговом учете. Бывает, что на момент продажи бухгалтер сформировал по автотранспорту и ОНА, и ОНО.
Чтобы окончательно не запутаться в создавшейся ситуации, мы советуем бухгалтеру поступить следующим образом.
Сначала нужно списать все ОНА и ОНО, сформированные по продаваемому объекту, на счет 99 «Прибыли и убытки»:
ДЕБЕТ 77 КРЕДИТ 99
Списана сумма ОНО;
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 09
Списана сумма ОНА.
Затем нужно определить остаточную стоимость автомобиля в бухгалтерском и налоговом учете и сравнить их.
Предположим, что «бухгалтерская» остаточная стоимость транспортного средства оказалась больше, чем «налоговая». Рассчитайте сумму разницы между ними, умножьте ее на 24% и отразите в бухгалтерском учете полученный результат такой проводкой:
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
Сформировано постоянное налоговое обязательство.
Если же «налоговая» остаточная стоимость автомобиля будет больше «бухгалтерской», то, умножив разницу на 24%, отразите ее в бухгалтерском учете другой проводкой:
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» КРЕДИТ 99
Сформирован постоянный налоговый актив.
5. НДС
Продавая автотранспортное средство, нужно начислить налог на добавленную стоимость (п. 1 ст. 146 Налогового кодекса РФ). Порядок расчета налога определяется в зависимости от того, как реализуемый объект был учтен при его принятии на баланс: с налогом на добавленную стоимость либо без налога на добавленную стоимость.
Пример
В январе 2005 года ООО «Старт» приобрело легковой автомобиль стоимостью 150 000 руб., в том числе НДС – 22 881 руб. Сумма уплаченного НДС была возмещена из бюджета.
В феврале 2006 года ООО «Старт» продало автомобиль. Его продажная цена согласно договору купли-продажи составляет 118 000 руб. (в том числе НДС - 18 000 руб.). За время эксплуатации легкового автомобиля была начислена амортизация в размере 54 000 руб.
Согласно учетной политике ООО «Старт» выручка для целей обложения налогом на добавленную стоимость определяется «по оплате».
При продаже легкового автомобиля в бухгалтерском учете ООО «Старт» были сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» КРЕДИТ 01
127 119 руб. – списана первоначальная стоимость легкового автомобиля;
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств»
54 000 руб. – списана начисленная амортизация;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств»
73 119 руб. (127 119 руб. - 54 000 руб.) – списана остаточная стоимость автомобиля;
ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 91-1
118 000 руб. – отражена выручка от реализации легкового автомобиля;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по отложенным налогам»
18 000 руб. – отражена сумма НДС;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 99
26 881 руб. (118 000 руб. - 18 000 руб. - 73 119 руб.) – списан финансовый результат от реализации объекта основного средства;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62
118 000 руб. – поступила оплата от покупателя по договору купли-продажи;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по отложенным налогам» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»
18 000 руб. – отражено обязательство перед бюджетом по НДС.
"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2005, N 6
Почти каждой организации, каким бы видом деятельности она ни занималась, необходим автотранспорт. Это может быть и один легковой автомобиль для служебных поездок, и целый парк грузовых машин. Поэтому вопросы, касающиеся правильности ведения учета автотранспортных средств, а также их содержания, являются актуальными практически для любого бухгалтера.
В данной статье мы не только расскажем, как организовать учет и оформить документы в соответствии с действующим законодательством, но и подскажем решение наиболее часто встречающихся на практике проблем, связанных с постановкой на учет автомобиля, начислением амортизации, оплатой ГСМ, дооборудованием его устройствами сигнализации, радиосвязи.
Покупка автомобиля
Итак, организация приобрела автомобиль, и первый вопрос, который сразу встает перед бухгалтером: как правильно отразить в учете покупку?
Во-первых, и в бухгалтерском, и в налоговом учете автомобиль признается основным средством, так как срок его полезного использования превышает 12 месяцев. Стоит автомобиль больше 10 000 руб., и используется он, как правило, организацией в целях извлечения дохода, поэтому по нему необходимо начислять амортизацию. Этого требуют правила бухгалтерского (п.п.4, 17 ПБУ 6/01 <1>) и налогового учета (п.1 ст.256 НК РФ).
<1> Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утв. Приказом Минфина России от 18.05.2002 N 45н.
Во-вторых, согласно п.7 ПБУ 6/01 в бухучете автомобиль показывают по первоначальной стоимости. Она включает в себя все фактические затраты, связанные с покупкой машины. Кроме основной суммы, уплаченной поставщику, в нее могут входить, например, затраты на установку сигнализации, посреднические вознаграждения, информационные и консультационные услуги, проценты по кредиту, регистрационные сборы, государственные и таможенные пошлины.
К сведению: в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 938 организация должна в 5-дневный срок после покупки автомобиля зарегистрировать его в ГИБДД МВД России. Эти расходы также включаются в первоначальную стоимость.
Первоначальная стоимость автомобиля в налоговом учете определяется несколько иначе, а именно: в ней не учитываются проценты по кредитам и суммовые разницы. Их бухгалтер должен отнести к внереализационным расходам.
Возместить из бюджета налог на добавленную стоимость по приобретенному автомобилю организация может после принятия его к учету в качестве основного средства при условии оплаты и наличия счета-фактуры (п.1 ст.172 НК РФ). Документом, подтверждающим факт ввода автомобиля в эксплуатацию, является акт о приеме-передаче основных средств по форме N ОС-1 <2>.
<2> Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".
Обратите внимание: нередко на практике возникает ситуация, когда автомобиль принят к учету, от продавца получен счет-фактура, но расплачивается организация за покупку частями. Можно ли в этом случае возмещать НДС из бюджета частично в соответствии с оплаченными суммами? Представители налоговых органов, ссылаясь на п.9 новой редакции Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС <3>, действующей с 10.03.2004, однозначно отвечают: "Нельзя". В этом пункте сказано, что при приобретении основных средств "регистрация счета-фактуры в книге покупок производится в полном объеме после принятия" их на учет. Однако Постановление Правительства РФ N 914 определяет лишь правила регистрации счетов-фактур в книге покупок.<3> Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" в редакции, введенной в действие с 10.03.2004 Постановлением Правительства РФ от 16.02.2004 N 84.
Порядок зачета НДС установлен в НК РФ. В ст.172 НК РФ прописано, что вычеты сумм НДС "производятся в полном объеме после принятия на учет" основных средств. Ничего конкретного о необходимости полной оплаты продавцу не сказано. Поэтому с мнением налоговиков можно поспорить в суде. Примером положительного решения служит Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.04.2004 N А-33-10605/03-С3-Ф02-1329/04-С1. Суд указал, что после получения частичной оплаты продавцу с этой суммы надо сразу начислить в бюджет НДС, а следовательно, покупатель получает полное право принять налог к вычету.
Отдельно стоит рассмотреть вопрос о расходах по страхованию гражданской ответственности. Хотя они являются обязательными, и застраховать автомобиль владельцы, согласно п.2 ст.4 Закона N 40-ФЗ <4>, должны еще до регистрации машины в ГИБДД, включать их в первоначальную стоимость нецелесообразно. Ведь в этом случае списывать их в себестоимость придется через амортизацию в течение срока полезного использования автомобиля. Договор же обязательного страхования гражданской ответственности в силу ст.10 Закона N 40-ФЗ заключается на один год. Поскольку нормативные документы (НК РФ, ПБУ 6/01) конкретно не называют расходы по страхованию в числе необходимых для включения в первоначальную стоимость, бухгалтеру выгоднее их отразить в бухгалтерском учете в составе расходов будущих периодов (п.65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ <5>) на счете 97.
<4> Федеральный закон от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств", введен в действие с 01.07.2003 Федеральным законом от 23.06.2003 N 77-ФЗ.
<5> Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
В налоговом учете расходы по страхованию включаются в состав прочих в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством РФ и требованиями международных конвенций (п.2 ст.263 НК РФ), и уменьшают налогооблагаемую базу. В этом случае страховой взнос и в бухгалтерском, и в налоговом учете будет равномерно списан на расходы в течение года.
Пример 1 . 18 января 2005 г. ООО "Торгсервис" купило автомобиль "Газель" по цене 177 000 руб., в том числе НДС 18% - 27 000 руб. Был заключен договор обязательного страхования гражданской ответственности (ОСАГО) сроком на один год - с 18 января 2005 г. по 17 января 2006 г. Стоимость страховки составила 4030 руб. Расходы по регистрации в ГИБДД обошлись в 2300 руб. (деньги выдавались сотруднику под отчет). На автомобиль сразу установили сигнализацию за 10 325 руб., в том числе НДС - 1575 руб. В этом же месяце автомобиль ввели в эксплуатацию.
Поскольку договор страхования заключен 18 января 2005 г., то уже в этом месяце часть страхового взноса нужно отнести на расходы. Расчет делается так:
4030 руб. / 365 дн. х 14 дн. = 154 руб. 58 коп.
В январе в бухгалтерском учете фирмы сделаны следующие проводки:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Учтена стоимость купленного автомобиля (177 000 - 27 000) | 08 | 60 | 150 000 |
Учтен НДС | 19 | 60 | 27 000 |
Выданы деньги сотруднику для регистрации в ГИБДД | 71 | 50 | 2 300 |
Учтены расходы по регистрации в ГИБДД | 08 | 71 | 2 300 |
Учтена стоимость сигнализации (10 325 - 1575) | 08 | 60 | 8 750 |
Учтен НДС от сигнализации | 19 | 60 | 1 575 |
Учтен автомобиль по первоначальной стоимости в составе основных средств (150 000 + 2300 + 8750) | 01 | 08 | 161 050 |
Произведена оплата автомобиля и сигнализации (177 000 + 10 325) | 60 | 51 | 187 325 |
Предъявлен НДС к зачету из бюджета (27 000 + 1575) | 68 | 19 | 28 575 |
Перечислен страховой взнос ОСАГО | 76 | 51 | 4 030 |
Отражены затраты по страхованию в составе расходов будущих периодов | 97 | 76 | 4 030 |
Списана на расходы часть страхового взноса | 20 | 97 | 154,58 |
После регистрации автомобиля в ГИБДД России организация признается плательщиком транспортного налога (ст.358 НК РФ). Сумма налога рассчитывается по данным технического паспорта и свидетельства о государственной регистрации исходя из мощности двигателя автомобиля.
Транспортный налог является региональным. Поэтому ставки налога, порядок и сроки его уплаты устанавливают сами субъекты РФ (ст.356 НК РФ). При этом НК РФ четко определены такие условия: принятые региональными властями ставки не могут быть более чем в пять раз меньше или больше ставок, установленных ст.361 НК РФ, и уплачивать налог нужно по месту регистрации автомобиля в ГИБДД. С точки зрения оптимизации расходов, данные условия должны быть интересны организациям, имеющим филиалы или подразделения в разных регионах. Им выгоднее зарегистрировать автомобиль и платить налог там, где ставки ниже.
Важно помнить, что в случае утилизации, то есть физической ликвидации автомобиля, начислять налог не нужно (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N ММ-6-21/44@ "О транспортном налоге"). В качестве основания для принятия такого решения от организации, оказывающей подобные услуги, необходимо получить документы, подтверждающие дату и сам факт утилизации.
К сведению: после окончания налогового периода организация должна в срок, установленный законом субъекта РФ, представить в налоговый орган по месту нахождения автомобиля декларацию по транспортному налогу, утвержденную Приказом МНС России от 29.12.2003 N БГ-3-21/724. Заметим, что согласно разъяснениям Минфина России, данным в Письме от 27.01.2005 N 03-06-04-02/03, существующая форма и порядок заполнения декларации остаются актуальными до признания этого Приказа утратившим силу или принятия соответствующего нормативного акта Правительством РФ.
Начисление амортизации
Автомобиль введен в эксплуатацию. Начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, когда автомобиль был введен в эксплуатацию, организация, согласно ст.259 НК РФ, обязана ежемесячно начислять по нему амортизацию. Сумма амортизации будет зависеть от срока полезного использования автомобиля. Правила бухгалтерского учета позволяют организации определить этот срок самостоятельно, в то время как для целей налогообложения нужно руководствоваться Классификацией основных средств <6>.
<6> Постановление Правительства РФ N 1 от 01.01.2002 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы".
К сведению: на основании этой Классификации автомобили в зависимости от класса и грузоподъемности могут относиться к третьей, четвертой, пятой и шестой амортизационным группам. Следовательно, срок их полезного использования может быть соответственно от 3 лет и 1 месяца до 5 лет включительно, от 5 лет и 1 месяца до 7 лет включительно, от 7 лет и 1 месяца до 10 лет включительно и от 10 лет и 1 месяца до 15 лет включительно.
Если вы приобрели подержанный автомобиль, то срок его полезного использования можно уменьшить на то количество месяцев, в течение которых этот автомобиль использовался прежним собственником. Такой порядок предусмотрен п.12 ст.259 НК РФ. Но подтвердить это необходимо документально, например, иметь справку или копию акта о списании основных средств по форме N ОС-4а от прежнего хозяина. Если фактически автомобиль ранее использовался дольше, чем определено Классификацией основных средств, то новый владелец вправе самостоятельно определить срок его полезного использования.
Нормативные документы устанавливают четыре способа начисления амортизации в бухгалтерском учете (п.19 ПБУ 6/01) и два - в налоговом (п.п.4, 5 ст.259 НК РФ). Среди них лишь линейный способ позволяет одинаково рассчитать амортизацию как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Поэтому в целях избежания расхождений в налоговых и бухгалтерских регистрах учета рекомендуем выбрать именно этот способ и установить единый срок службы автомобиля согласно Классификации основных средств. И не забудьте выбранный метод амортизации прописать в приказе об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения.
Пример 2 . Используем данные из предыдущего примера. Организация установила срок полезного использования "Газели" 5 лет, то есть 60 месяцев. Для начисления амортизации был выбран линейный способ как для бухгалтерского, так и для налогового учета.
Ежемесячная амортизация составит:
161 050 руб. / 60 мес. = 2684 руб. 17 коп.
Кроме того, ежемесячно относимая на расходы часть стоимости страховки составит:
4030 руб. / 12 мес. = 335 руб. 83 коп.
В феврале в учете будут сделаны проводки:
Обратите внимание: к дорогостоящему автотранспорту (легковым автомобилям и пассажирским микроавтобусам стоимостью соответственно более 300 тыс. руб. и 400 тыс. руб.) правила налогового учета (п.9 ст.259 НК РФ) требуют применять основную норму амортизации со специальным понижающим коэффициентом 0,5. В бухучете этого делать нельзя. Разъяснения по этому поводу даны в Письме Минфина России от 18.12.2003 N 04-02-05/2/81.
В настоящее время многие фирмы приобретают автомобили в лизинг (по договору финансовой аренды). Здесь также есть свои особенности. Статья 31 Федерального закона от 29.10.1998 N 164-ФЗ "О финансовой аренде (лизинге)" дает право по взаимному соглашению сторон применять ускоренную амортизацию предмета лизинга. Возможность применения коэффициента ускорения не выше 3 в налоговом учете четко прописана в п.7 ст.259 НК РФ.
Однако в бухгалтерский учет это право автоматически не переносится. Дело в том, что в целях бухгалтерского учета коэффициент ускорения можно применять только при начислении амортизации способом уменьшаемого остатка, линейный способ сделать этого не позволяет. В этой ситуации периоды списания стоимости автомобиля на расходы в бухгалтерском и налоговом учете будут разными. Совместить их можно, установив различные сроки полезного использования и подобрав оптимальное значение коэффициента ускорения в налоговом учете. Ведь закон не запрещает, например, в бухгалтерском учете, используя право самостоятельного определения срока полезного использования, установить его для автомобиля равным 5 годам, а в налоговом учете согласно Классификации основных средств - 7,5 года и применить коэффициент 1,5. Таким образом, при линейном способе начисления амортизации стоимость автомобиля будет отнесена на расходы и в том, и в другом учете за 5 лет.
Текущие расходы по содержанию автомобиля
В соответствии с п.7 ПБУ 10/99 "Расходы организации" <7> затраты по содержанию и эксплуатации автомобилей, а также по поддержанию их в исправном состоянии в бухгалтерском учете формируют расходы по обычным видам деятельности. В налоговом учете они в силу пп.11 п.1 ст.264 НК РФ относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ). Причем важно отметить, что для целей налогообложения данные расходы признаются только при обязательном соблюдении двух условий: документального подтверждения и экономического обоснования понесенных затрат.
<7> Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
Рассмотрим основные статьи затрат.
Затраты на топливо
Стоимость бензина и других горюче-смазочных материалов в расходах весьма существенна. Поэтому правильный их учет важен и необходим. Организация может покупать бензин на АЗС как за наличный, так и безналичный расчет. В первом случае водитель приносит в бухгалтерию только чек ККМ (п.7 ст.168 НК РФ), и бухгалтер всю сумму по чеку включает в расходы.
Обратите внимание: если в чеке отдельно указан НДС, то принять его к зачету нельзя. Без счета-фактуры зачет НДС невозможен. Кроме того, сумму НДС в этом случае нельзя учесть и в расходах при расчете налога на прибыль. Выделенный в чеке НДС нужно учесть на счете 19, списав затем за счет "чистой" прибыли, и не включать сумму НДС в книгу покупок. Такова позиция налоговиков, сформулированная в Письме от 10.10.2003 N 03-1-08/296311-АЛ268 "О порядке выставления счетов-фактур и налоговых вычетах по налогу на добавленную стоимость в связи с принятием Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ". Они утверждают, что принять НДС к вычету возможно лишь в том случае, если сумма налога выделена отдельной строкой и в счете-фактуре, и в самом кассовом чеке.
Однако арбитражная практика показывает, что с налоговиками можно поспорить и выиграть дело в суде. Например , в Постановлении от 17.06.2003 N А48-306/03-19 ФАС Центрального округа указал, что ст.172 НК РФ позволяет принимать НДС к вычету не только на основании счетов-фактур, но и на основании "иных документов".
В решениях судов подчеркивается, что расходы по приобретению бензина на АЗС носят производственный характер - они подтверждены кассовыми чеками, поэтому налогоплательщик обоснованно возмещает НДС, включенный в стоимость ГСМ. Смотрите, например, Постановления ФАС Уральского округа от 10.07.2003 N Ф09-1990/03АК и от 08.07.2003 N Ф09-1961/03АК. Эти дела были выиграны налогоплательщиками, хотя НДС в кассовых чеках не был выделен вообще.
Безналичный расчет, несомненно, более выгоден для фирмы. Во-первых, предлагаемые поставщиками по таким вариантам расчетов скидки снижают стоимость топлива. Во-вторых, они выдают счет-фактуру, поэтому "входной" НДС можно возместить без проблем. Фирма покупает у автозаправочной станции талоны или топливные карты на нефтепродукты и выдает их водителям. По ним они заправляют машины, получая каждый раз на АЗС чек, который затем представляют в бухгалтерию.
Выгода расчетов по топливным картам состоит в том, что на конец месяца поставщик представляет акт и подробный отчет о том, когда, сколько и какого было куплено и отпущено топлива. На основании этого отчета топливо приходуется и списывается в бухгалтерском и налоговом учете. Авансовый отчет, необходимый для списания ГСМ при расчетах по талонам, не требуется. Кассовые чеки АЗС необходимы лишь для контроля.
Мы рассмотрели, какие документы подтверждают расходы на ГСМ, признаваемые для целей налогообложения. Теперь поговорим об экономическом обосновании этих затрат. Для этого организации чаще всего используют путевые листы.
К сведению: формы путевых листов для разных категорий автомобилей входят в состав альбома унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
Необходимо отметить, что если организация оказывает транспортные услуги, то путевой лист одновременно служит актом сдачи-приемки работ (услуг).
Несколько слов о нормах на ГСМ. Глава 25 НК РФ вообще не дает каких-либо указаний по нормированию таких расходов. Это означает, что все фактически израсходованные на ГСМ средства могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль. Ранее организация для проверки правомерности списания топлива обязана была брать за основу Нормы, утвержденные Минтрансом России 29.04.1997 N Р3112194-0366-97. Теперь же эти Нормы в новой редакции <8> носят рекомендательный характер.
<8> Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утв. Минтрансом России 29.04.2003 N Р3112194-0366-03. Срок их действия до 01.01.2008.
Организация вполне может разработать свои собственные нормы по расходованию ГСМ, исходя из конкретных технических характеристик автомобиля, времени года, сложившейся статистики. Их необходимо утвердить приказом руководителя. Разработанные нормы могут быть выше, чем рекомендованные Минтрансом. Для налоговиков это не может служить основанием для непринятия их в целях налогообложения прибыли. Ведь единственное требование ст.252 НК РФ - чтобы все расходы организации были экономически оправданны и документально подтверждены.
Затраты на стоянку, парковку, мойку, техосмотр автомобиля
Они включаются в расходы в полном объеме - их экономическая необходимость не вызывает сомнений. Как показывает практика, эти расходы чаще всего оплачиваются за наличный расчет. Поэтому, как и в случае с приобретением ГСМ, бухгалтеру нужно тщательно следить за наличием всех необходимых документов - правильно оформленных кассовых чеков и счетов-фактур, подтверждающих эти расходы. Тогда у налогового инспектора не возникнет спорных вопросов.
Обратите внимание: в некоторых случаях, например при парковке автомобиля, может быть выдан бланк строгой отчетности (квитанция), заменяющий чек ККМ, форма которого утверждена Письмом Минфина России от 24.02.1994 N 16-38.
Затраты на ремонт
Автомобиль, как и любая техника, может ломаться, поэтому без расходов на ремонт при его эксплуатации не обойтись. Ремонтные работы могут проводиться как сторонними организациями, так и собственными силами. Кроме стоимости запасных частей и расходных материалов, используемых для ремонта, в них включаются расходы на оплату труда работников, занятых на ремонте, а также другие расходы, связанные с его проведением.
Налоговый кодекс РФ позволяет такие расходы учесть сразу и в полном объеме. Однако это не всегда удобно для организации. Затраты на ремонт бывают столь велики, что единовременное включение их в себестоимость значительно снижает конечный финансовый результат работы - прибыль. Поэтому в целях обеспечения более равномерного включения расходов по ремонту в себестоимость п.1 ст.260 НК РФ предоставляет организации право создавать резерв под предстоящий ремонт основных средств. Порядок его формирования установлен ст.324 НК РФ. В бухгалтерском учете эти средства учитываются на счете 96 "Резервы предстоящих расходов". Отчисления в резервный фонд включаются в себестоимость равными долями в течение всего года.
Фактические затраты по ремонту автомобиля при созданном резервном фонде в состав расходов текущего периода не включаются. Они списываются за счет средств этого резерва. Только по окончании года сумма превышения фактически осуществленных расходов над созданным в течение года резервом включается в состав прочих расходов.
В обратной ситуации остаток средств резерва для целей налогообложения в конце года включается в состав доходов налогоплательщика. При этом нужно помнить, что в бухгалтерском учете излишне зарезервированные суммы сторнируются (п.69 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств <9>), а в составе внереализационных доходов они не учитываются.
<9> Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н.
Пример 3 . ООО "Стрела" на основе произведенных расчетов, согласно ст.324 НК РФ, приняло решение в 2004 г. сформировать резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств в сумме 132 000 руб. За 11 месяцев года за счет этого резерва осуществлены ремонтные работы на 115 000 руб. (без НДС). В декабре был произведен ремонт двигателя автомобиля "ВАЗ-21099" - за него заплатили 10 561 руб., в том числе НДС - 1611 руб.
В декабре в бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие проводки:
В налоговом учете остаток средств резерва будет списан в доход организации на последнюю дату налогового периода в кредит счета 91-1.
Рассматривая вопрос о ремонте автомобилей, надо учесть еще один нюанс. Нередко у бухгалтера возникает вопрос: как отличить ремонт от модернизации? Здесь важно помнить, что текущий ремонт лишь позволяет поддерживать автомобиль в исправном состоянии, а в результате модернизации улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели работы автомобиля (п.п.26, 27 ПБУ 6/01), например срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п. Учитываются эти расходы тоже по-разному. В отличие от текущего ремонта затраты на модернизацию как в бухгалтерском, так и в налоговом учете увеличивают первоначальную стоимость автомобиля. На себестоимость относиться они не могут. Поэтому акты на ремонтные работы нужно оформлять так, чтобы вид ремонта трактовался в них однозначно, тогда претензий у налоговиков не будет.
Обратите внимание: часто организация уже в ходе эксплуатации приобретает для автомобиля сигнализацию, аудиоаппаратуру, средства передвижной радиосвязи и т.п. Бухгалтеру нужно помнить, что такая аппаратура учитывается как самостоятельное основное средство. Ведь, как было сказано ранее, НК РФ позволяет изменить первоначальную стоимость автомобиля лишь в случае качественного улучшения его технических характеристик (п.2 ст.257 НК РФ). Установка же этих устройств на машину к такому результату не ведет.
Кроме того, после установки аппаратура не становится неотъемлемой частью автомобиля. Через какой-то срок она вполне может быть использована на другой машине. Срок службы таких устройств превышает 12 месяцев, поэтому к ним применяются общие правила учета основных средств. Если они стоят до 10 000 руб., то произведенные расходы списываются сразу в периоде их приобретения (пп.3 п.1 ст.254 НК РФ). Если стоимость дополнительных устройств выше этой суммы, то по ним необходимо начислять амортизацию.
Приобретение автомобиля индивидуальным предпринимателем
Письмом МНС России от 27.10.2004 N 04-3-01/665 были разъяснены особенности при покупке транспортных средств индивидуальным предпринимателем. В нем говорится о том, что предприниматель имеет право рассматривать свой автомобиль в качестве основного средства и начислять по нему амортизацию лишь при наличии свидетельства о государственной регистрации и лицензии на осуществление транспортных перевозок. Если такой лицензии нет, то в соответствии со ст.268 НК РФ он, используя автомобиль в любой другой сфере деятельности, например оптовой торговле, может уменьшить свои доходы лишь на сумму расходов по транспортировке реализуемых товаров. Другими словами, в затраты можно включить только расходы на ГСМ. При этом они должны быть подтверждены путевыми листами, оформленными в соответствии с Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте", и чеками ККМ. Еще нужно помнить о том, что при списании ГСМ используются утвержденные Минтрансом Нормы N Р3112194-0366-03.
Л.В.Карпович
Эксперт журнала
"Актуальные вопросы
бухгалтерского учета
и налогообложения"
Если автомобиль предполагается использовать для служебных нужд на протяжении длительного времени – 12 месяцев и более, – то машина принимается к учету в качестве объекта ОС (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н; п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). Объекты ОС принимаются к учету по первоначальной стоимости, которая складывается из фактических затрат на их приобретение, за исключением НДС и других возмещаемых налогов.
При покупке автомобиля его стоимость равна сумме, уплачиваемой продавцу в соответствии с договором (п. п. 7, 8 ПБУ 6/01, п. п. 23, 24 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств). Моментом принятия объекта к учету в составе ОС является дата фактической готовности машины к использованию. Факт готовности и принятия объекта к учету в составе ОС оформляется составлением соответствующего первичного учетного документа (ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств). В случае с машиной такой бумагой будет акт (накладная) приемки-передачи ОС, составляемый на каждый отдельный инвентарный объект (п. 38 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).
Затраты на приобретение ОС отражаются по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Сформированная первоначальная стоимость объекта списывается со счета 08, субсчет 08-4, в дебет счета 01 «Основные средства» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).
Начисление амортизации
Стоимость объектов ОС погашается посредством начисления амортизации (п. 17 ПБУ 6/01, п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств). При применении в бухгалтерском учете линейного способа начисления амортизации годовая сумма отчислений рассчитывается исходя из его первоначальной стоимости и нормы амортизации, исчисленной с учетом срока полезного использования объекта ОС, установленного компанией при принятии объекта ОС к бухгалтерскому учету (п. 18, абз. 2 п. 19 ПБУ 6/01, пп. «а» п. 54 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).
Начисление амортизации начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта, либо его списания с бухгалтерского учета (п. 21 ПБУ 6/01, п. 61 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).
Амортизационные отчисления признаются в бухгалтерском учете расходами по обычным видам деятельности в месяце их начисления (п. п. 5, 8, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, п. 64 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).
Обратите внимание
Затраты компании, связанные с арендой транспортного средства, которое используется для управленческих нужд, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются в учете ежемесячно в суммах, установленных договором.
Амортизация по автомобилю, используемому для управленческих нужд, отражается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу» – для торговых организаций) и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств» (п. 25 ПБУ 6/01, п. 65 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, Инструкция по применению Плана счетов).
Срок использования машины
Для налогового учета приобретенный автомобиль признается амортизируемым имуществом и учитывается в составе ОС (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ). Первоначальная стоимость объекта ОС равна цене его приобретения (абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). При применении линейного метода сумма начисленной за один месяц амортизации в отношении объекта амортизируемого имущества определяется как произведение его первоначальной стоимости и нормы амортизации, определенной для данного объекта. Норма амортизации определяется исходя из срока полезного использования (пп. 1 п. 1 ст. 259, п. 2 ст. 259.1 НК РФ).
Срок использования машины определяется фирмой самостоятельно на дату ее ввода в эксплуатацию с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 (п. 1 ст. 258 НК РФ). В соответствии с Классификацией легковые автомобили (за исключением машин, отнесенных к иным группам) принадлежат к третьей амортизационной группе (имущество со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет включительно) (п. 1, абз. 4 п. 3 ст. 258 НК РФ)).
Начисление амортизации начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект был введен в эксплуатацию. Сумма начисленной амортизации ежемесячно признается в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 3 п. 2 ст. 253, п. 2 ст. 259, п. 3 ст. 272 НК РФ).
Налоговый вычет
После принятия к учету автомобиля, который будет использоваться в деятельности, облагаемой НДС, организация может произвести налоговый вычет, предъявленного ей продавцом, на основании полученного счета-фактуры, соответствующего требованиям, установленным статьей 169 НК РФ (пп. 1 п. 2 ст. 171, абз. 1, 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).
Счет-фактура регистрируется в части два журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и в книге покупок. Сумма НДС, предъявленная организации при приобретении объекта ОС, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 19-1 «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств». При принятии НДС к вычету производится запись по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и кредиту счета 19 (Инструкция по применению Плана счетов).
ПРИМЕР. УЧЕТ ОПЕРАЦИИ ПО ПРИОБРЕТЕНИЮ АВТОМОБИЛЯ
Организация по договору купли-продажи приобрела для управленческих нужд легковой автомобиль. Его стоимость составила 236 000 руб., в т. ч. НДС – 36 000 руб.). Оплата продавцу была произведена в безналичной форме в июле. Срок использования автомобиля составляет 50 месяцев. В соответствии с учетной политикой компании начисление амортизации для целей как бухгалтерского, так и налогового учета производится линейным способом.
Для целей налогообложения учет ведется методом начисления. В этом случае бухгалтерская и налоговая амортизация составит 4000 руб. (200 000 руб. / 60 мес.). Операции, связанные с приобретением автомобиля, следует отражать следующими проводками:
В месяце приобретения автомобиля
Дебет 08 Кредит 60
- 200 000 рублей – отражены вложения организации в приобретение объекта ОС;
Дебет 19-1 Кредит 60
- 36 000 рублей – выделен НДС;
Дебет 01 Кредит 08
- 200 000 рублей – легковой автомобиль принят к учету в составе ОС;
Дебет 68/НДС Кредит 19
- 36 000 рублей – НДС предъявлен к вычету из бюджета;
Дебет 60 Кредит 51
- 236 000 рублей – перечислены продавцу денежные средства за легковой автомобиль.
Ежемесячно в течение установленного срока полезного использования
Дебет 26(44) Кредит 02
- 4000 рублей – отражена сумма начисленной амортизации.
Аренда автомобиля
Арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.
Затраты компании, связанные с арендой транспортного средства, которое используется для управленческих нужд, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются в учете ежемесячно в суммах, установленных договором (п. п. 5, 6, 6.1, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н).